מה ההבדל בין חשב למנהל כספים? אפשר להפסיק להתבלבל!
רגע, זה לא אותו הדבר?
אם קיבלת פעם מייל מחתום על ידי "חשב החברה" ושנייה אחר כך קיבלת הודעה מ"מנהל הכספים", יש מצב שתהית לעצמך – מה, זה לא פשוט שני שמות לאותו בן אדם? אז זהו… שלא.
בואו נעשה רגע סדר בכאוס שמתרחש מאחורי הקלעים של כל עסק רציני. מי אחראי על מה? למי כדאי לפנות כשצריך תקציב דחוף לארוחת הצהריים של המשרד? והכי חשוב – מי האחראי על כך שהבונוסים משולמים בזמן?
חשב – האיש, האגדה, הקובץ האקסלי
החשב הוא האיש שהכי טוב בעולם לשחק טטריס עם מספרים. תחשבו עליו כמו על מפקח פיננסי עליון, סוג של סוכן חשאי של עולם הנהלת החשבונות. תפקידו העיקרי לוודא שכל הפעולות הפיננסיות בארגון מדויקות, חוקיות ונרשמות כראוי. חלק מהדברים שהוא עושה:
- בקרה פיננסית: מוודא שהשימוש בכספים תואם את התקציב והחוקים.
- פיקוח על הנהלת החשבונות: כל חשבונית וסעיף מדווחים לפי הנהלים.
- דו"חות פיננסיים: מכינים מאזן, דוח רווח והפסד ושאר מסמכים שאנשים אוהבים להתעלם מהם.
- תיאום מול רשויות המס: דואג שהחברה לא תצטרך להסביר איך שכחו לשלם מע"מ.
מנהל כספים – האיש שמושך בחוטים
אם החשב מתעסק במה שקורה כרגע עם הכסף, מנהל הכספים הוא האיש שחושב מה יקרה בעתיד. בעידן שבו עולם העסקים משתנה במהירות האור, ניהול פיננסי חכם הוא קריטי. הנה כמה דברים שהוא אחראי עליהם:
- תכנון אסטרטגי: בודק איך החברה יכולה להגדיל רווחים ולמזער סיכונים.
- השקעות ומימון: אחראי על השגת מימון ואיתור הזדמנויות השקעה.
- תזרים מזומנים: מוודא שלחברה תמיד יהיו מספיק משאבים נזילים (ולא רק לחודש הקרוב).
- ניהול סיכונים פיננסיים: דואג שהחברה לא תיקלע למשבר כלכלי לא צפוי.
אז מי מחליט מה?
בגדול, החשב מבצע והבוס האמיתי שמחליט על מדיניות הכספים הוא מנהל הכספים. למשל, אם החברה צריכה להחליט אם לרכוש ציוד חדש או לקחת הלוואה, מנהל הכספים ישקול את כל הסיכונים ויחליט, בעוד שהחשב יוודא שהרכישה או ההלוואה מתבצעות לפי הספר.
התמודדות עם השאלות המציקות
1. למי פונים אם רוצים תוספת שכר?
מנהל הכספים מחליט אם יש תקציב, החשב מוודא שזה משולם בזמן. אבל אם אתם באמת רוצים העלאה – כדאי אולי לדבר קודם עם הבוס…
2. מי אחראי על תקלות בתשלומים?
אם גיליתם שמשכורתכם לא נכנסה לחשבון, תתחילו מהחשב – הוא זה שמוודא שכל התשלומים מבוצעים. מנהל הכספים? זה כבר סיפור אחר, הוא לא מתעסק בפעולות היום-יומיות.
3. כמה אנשים צריכים לאשר הוצאה חריגה?
תשובה פשוטה: לפחות שניים. ככל שמדובר בהוצאה גדולה יותר, כך זה צריך לעבור דרך יותר אישורים. לכן, אם אתם מתכננים כנס מפואר על חשבון החברה, תתכוננו לכמה פגישות.
4. האם אנשי הכספים תמיד מסכימים אחד עם השני?
תלוי עד כמה גדולה הפעם האחרונה שהם התווכחו על איך לדווח על הוצאה מסוימת… לרוב, יש חילוקי דעות, אבל כל עוד כולם עובדים לפי הספר, הכל מתנהל כמו שצריך.
אז איך זה משפיע עליכם?
הבנה של ההבדלים בין חשב למנהל כספים יכולה לעזור לכם לדעת לאן לפנות כשאתם צריכים כסף, למי לשלוח שאלות שקשורות לתזרים המזומנים, והכי חשוב – מי הבן אדם שיכול לקבוע אם מגיע לכם תקציב לחגיגה השנתית של החברה.
סיכום – כל אחד במקומו
- החשב מתעסק עם המספרים היומיומיים ודואג שהכל מתנהל בהתאם לחוק.
- מנהל הכספים אחראי על תכנון העתיד הפיננסי של החברה.
- שניהם חשובים, שניהם צריכים לעבוד יחד, ושניהם יעזרו לכם להבין איך החברה מתנהלת מבחינה כלכלית.
אז בפעם הבאה שאתם מקבלים מייל מאחד מהם, תדעו בדיוק איך להגיב – בין אם זה לשלוח שאלת תקציב או רק להודות להם על כך שהמשכורת נכנסה בזמן.
"`